Relatório de processo seletivo para o cliente: o que incluir e o que nunca incluir

O relatório costuma ser escrito na véspera. O processo terminou na terça, a reunião com o cliente é na quinta, e alguém passa a quarta-feira reconstruindo de memória e de caixa de e-mail por que aqueles três nomes chegaram ao fim e os outros quarenta não.

O que sai daí quase sempre descreve sem sustentar. Lista os candidatos, informa quantos currículos foram triados, mostra um funil bonito — e não responde à única pergunta que o cliente realmente tem: por que esses.

O relatório tem uma função só

Ele não existe para provar que sua agência trabalhou. Volume de triagem prova esforço, e esforço não foi o que o cliente contratou. O relatório existe para sustentar uma recomendação — mostrar que a escolha veio de um critério, e não de quem estava disponível na sexta-feira.

Isso decide o que entra. Um relatório que sustenta a recomendação responde a três coisas, nessa ordem: qual era o critério, o que foi observado em cada finalista e por que a ordem da lista é essa.

A estrutura que aguenta ser lida depois

1. O que foi combinado. A vaga como foi definida no começo, com os critérios e o peso de cada um. Se algo mudou no meio do caminho, quando mudou e a pedido de quem. Esse item sozinho encerra metade das discussões futuras.
2. Como o processo correu. Etapas, quem conduziu cada uma, datas. Curto — duas linhas por etapa bastam.
3. Os finalistas, um de cada vez. Para cada um: o que atende, o que não atende e o que ficou em aberto. O “não atende” é o que dá credibilidade ao resto. Relatório em que todo mundo é excelente não informa nada.
4. A recomendação e a ordem. Qual nome, e por que na frente dos outros. Uma comparação direta entre os finalistas, não três fichas soltas para o cliente comparar sozinho.
5. O que o cliente precisa decidir. Quase todo processo termina num trade-off real: alguém mais barato e mais verde contra alguém mais caro e pronto. Nomear o trade-off é trabalho de consultoria. Escondê-lo é o contrário.
6. O que não foi possível avaliar. Pretensão que não foi confirmada, referência que não retornou, teste que o próprio cliente dispensou. É o item que quase ninguém escreve e o que mais protege depois.

O que não entra

Uma coisa muda tudo aqui: o relatório sai da sua agência e passa a viver numa caixa de entrada que você não controla. Ele vai ser encaminhado, impresso, anexado num grupo, lido por gente que você nunca viu. Escreva com isso em mente.

• Dado sensível. Saúde, deficiência, origem racial ou étnica, religião, convicção política, filiação sindical, dado genético ou biométrico, vida sexual. A LGPD trata essas categorias em separado, no art. 5º, II.
• Inferência sobre a vida da pessoa. “Deve estar planejando ter filhos”, “mora longe demais para aguentar”, “parece estar passando por um problema pessoal”. Isso não é informação que você coletou; é hipótese que você formulou.
• Situação familiar. Estado civil, número de filhos, quem sustenta a casa, se o cônjuge trabalha. Nada disso descreve a execução do trabalho.
• O currículo inteiro em anexo por padrão. O cliente precisa do que é relevante para a vaga. Distribuir o histórico completo de uma pessoa para uma lista de e-mail é outra coisa.
• Print de conversa, áudio de entrevista, comentário informal. O que era bastidor vira registro permanente no instante em que você anexa.
• Adjetivo sobre a pessoa. “Imaturo”, “difícil”, “sem brilho”. Não é observação, é veredito — e é exatamente o tipo de frase que ninguém consegue defender quando é lida em voz alta meses depois.

Onde houver dúvida sobre o que pode ou não ser compartilhado com o cliente final — e há, porque o arranjo entre agência e contratante muda o desenho —, essa é uma pergunta para o advogado da sua agência. Este texto descreve prática de redação, não interpretação da lei.

Como mostrar critério sem expor o candidato

A técnica cabe numa frase: descreva o critério e o que foi observado em relação a ele; não descreva a pessoa.

Expõe: “está há oito meses sem trabalhar e pareceu ansioso na conversa”.
Sustenta: “a vaga pede autonomia para tocar o time sem supervisão diária; nos dois exemplos que trouxe, atuou sempre com um gestor definindo a prioridade da semana”.

A segunda frase é mais dura e, ainda assim, mais respeitosa. Ela fala da distância entre o candidato e esta vaga — não da pessoa. A mesma pessoa pode ser a melhor escolha para a próxima vaga que você abrir, e o relatório não pode atrapalhar isso.

O segundo ajuste é de quantidade. Duas ou três frases específicas por finalista valem mais que uma página genérica. Relatório longo não é relatório completo; é relatório que ninguém leu até o fim.

Quando o assunto for o registro interno de quem não avançou, a lógica é parecida mas o documento é outro — tratamos disso em como justificar a reprovação de um candidato.

Por que isso reaparece na renovação

Contrato de recrutamento raramente é renovado no dia da renovação. Ele é renovado ao longo do ano, em cada momento em que o cliente conseguiu explicar para o chefe dele por que contratou aquela pessoa.

É aí que o relatório trabalha para você. Quando o gestor precisa justificar a contratação internamente — para o financeiro, para o board, para o diretor que preferia outro nome —, ele vai usar o seu documento. Se ele sustentar o argumento, sua agência virou parte do raciocínio da empresa. Se não sustentar, você entregou currículos, e currículo qualquer um entrega.

Existe também o caso ruim. A contratação não deu certo, e quatro meses depois alguém pergunta o que houve. Com relatório, há uma conversa possível: o critério era esse, o que foi observado foi isso, o que ficou em aberto estava escrito ali desde o início. Sem relatório, a conversa tem um lado só — e não é o seu.

Vale notar o que isso significa para o calendário. Um documento que só pode ser escrito na véspera é um documento que depende de memória. Um documento montado enquanto o processo acontece depende de registro. A diferença aparece no texto, e o cliente sente antes de saber explicar por quê.

Relatório não é o resumo do processo. É a parte do processo que continua existindo depois que ele acaba.