Triagem e recrutamento para agências e RPO

Por que o problema de uma agência é outro

Um RH interno responde a uma diretoria, trabalha com um conjunto de vagas conhecido e conhece o contexto da empresa de cor. Uma agência vive uma configuração diferente, e ela muda tudo:

Vários clientes finais ao mesmo tempo, cada um com critérios próprios, cultura própria e um gestor diferente do outro lado.
O operacional é multiplicado. Quinze processos abertos são quinze conversas de WhatsApp, quinze agendas para encaixar e quinze grupos de candidatos esperando resposta. Esse trabalho não aparece em relatório nenhum e consome o dia inteiro.
Obrigação de prestar contas. Ninguém pergunta ao RH interno por que o candidato X não avançou. Perguntam à agência — e perguntam meses depois.
A escolha precisa ser defendida. A entrega de uma agência não é o currículo, é a recomendação. E uma recomendação sem fundamento registrado é só opinião.
Volume irregular. Três vagas numa semana, quinze na outra, e a qualidade da análise não pode variar junto.

Uma agência que perde uma renovação de contrato raramente perde por ter indicado o candidato errado. Perde por ter demorado a responder, ou por não ter conseguido mostrar como chegou àquela indicação.

O que o Recruit organiza nesse recorte

Separação por organização

A arquitetura é multiempresa, com isolamento no nível do banco de dados e controle de acesso por perfil. Os dados de um cliente não se misturam com os de outro, e quem trabalha em uma conta não enxerga a outra.

Um painel que diz o que fazer hoje

A fila mostra o que está parado e por quê — convite não aberto, desafio sem resposta, entrevista sem análise registrada, candidato esperando o cliente responder — com o mais antigo no topo e o botão que resolve em cada linha. O funil de cada vaga mostra entre quais etapas o processo perde gente, e as vagas paradas aparecem sozinhas.

Uma trilha de decisão por processo

Cada etapa fica registrada com responsável, data e histórico de alterações — da análise inicial ao retorno ao candidato. Quando alguém perguntar por que um candidato não avançou, a resposta não depende de memória nem de e-mail arquivado.

A conversa com o candidato, sem começar do zero

Modelos de mensagem da agência e de cada recrutador, para cinco finalidades: contato, convite de entrevista, lembrete de convite, lembrete de desafio e retorno. O texto vem pronto e aberto para revisão — nada é enviado sem alguém ler e disparar.

Agenda por recrutador, horário escolhido pelo candidato

Cada recrutador tem a própria agenda, com disponibilidade e feriados nacionais. O candidato recebe um link, escolhe entre os horários livres e leva a entrevista para o Google Calendar ou baixa o arquivo .ics. Se desmarcar, o horário volta a ficar livre.

Desafios por vaga

Um teste que a agência escreve uma vez e aplica em quantas vagas quiser. As perguntas objetivas pontuam pelo gabarito e as abertas nunca pontuam — o resultado sai sempre nas duas partes, sem misturar. O envio é em lote, com um link individual para cada candidato.

Banco de talentos entre processos

Quando um candidato é enviado ao banco de talentos, a análise dele fica guardada. Numa vaga nova, o sistema recomenda essas pessoas antes de você procurar fora — sem reprocessar currículo. O reuso entre clientes finais diferentes é uma configuração da sua agência, e nasce desligado.

Roteiro de entrevista por candidato

Cada candidato analisado recebe um roteiro sob medida, com as perguntas que aquele currículo específico pede. As respostas são registradas na plataforma e geram uma nova avaliação — com o score original permanecendo visível ao lado.

Link de acompanhamento para o gestor do cliente final

O gestor do outro lado acompanha o andamento das vagas dele sem precisar de conta na plataforma e sem acesso à sua operação inteira. É por ali que ele aprova ou reprova os candidatos que você enviou, e a reprovação exige um motivo registrado — o que encerra a discussão sobre quem barrou quem, e quanto tempo levou.

Relatório pronto para o cliente

Ao fim do processo, o material que sustenta a indicação já está montado, em PDF por vaga e por candidato — sem que alguém precise remontar a história na véspera da reunião.

O que não muda

A IA analisa cada candidato em profundidade e produz uma recomendação com fundamento. Quem decide continua sendo o recrutador, e a decisão dele é o que fica registrado — com motivo, responsável e data.

Pela mesma razão, nenhuma mensagem chega ao candidato sem passar por uma pessoa. A plataforma monta o texto e abre para revisão; quem envia é o recrutador. Vale inclusive para o retorno de quem foi reprovado, que é justamente onde o automático seria mais tentador e mais arriscado: o cliente ainda pode mudar de ideia, e mensagem enviada não volta.

Essa não é uma limitação da ferramenta. É a escolha de projeto que torna o processo defensável depois: um processo em que ninguém consegue apontar quem decidiu e por quê não se sustenta diante de um cliente, e muito menos diante de um candidato que pede explicação.

A IA recomenda. O recrutador decide.

Em português e em inglês

A interface, as análises geradas pela IA e os relatórios funcionam nos dois idiomas. Para quem atende cliente estrangeiro ou monta processo em inglês, o material sai pronto no idioma do processo.

Sobre os dados dos candidatos

Numa agência, os dados que entram na plataforma quase nunca são só seus — são de candidatos que se inscreveram para a vaga de um cliente. Isso muda quem responde pelo quê, o que precisa estar no contrato e por quanto tempo cada coisa pode ficar guardada.

Reunimos em uma página separada onde os dados ficam, quem são os subprocessadores e o que acontece no encerramento do contrato: segurança e privacidade.