Antes de usar IA na triagem: as perguntas que valem fazer

Uma demonstração de software de recrutamento é desenhada para impressionar em vinte minutos. Currículo entra de um lado, lista ordenada sai do outro. E funciona: é genuinamente impressionante.

O que a demonstração não mostra é o que acontece nos doze meses seguintes — quem responde quando um candidato pergunta por que foi reprovado, o que resta registrado depois que o recrutador do processo pede demissão, e onde ficam os dados no dia em que você troca de fornecedor.

Uma observação sobre como usar a lista: em várias dessas perguntas não existe resposta certa universal. O que diferencia um fornecedor não é ter a resposta bonita, é ter a resposta. Quem nunca ouviu a pergunta reage de um jeito bem distinto de quem já ouviu.

1. Quem revisa a recomendação antes de ela virar decisão?

E a pergunta de trás, que importa mais: essa pessoa pode discordar do sistema e seguir em frente? Existe onde registrar que discordou, e o motivo?

Se a revisão humana existe no papel mas ninguém tem tempo nem informação para exercê-la, ela é decorativa. Um teste rápido durante a própria demonstração: peça para reprovar alguém que o sistema recomendou, e observe o que o software faz com isso.

2. O que fica registrado quando alguém decide?

Não é a mesma coisa registrar “reprovado” e registrar “reprovado por tal critério, decidido por Fulano, em tal data”. Só a segunda forma permite reconstruir o processo depois.

Perguntas de acompanhamento: dá para exportar? O histórico guarda as alterações ou só o estado atual? Se alguém mudar hoje a avaliação de um candidato de ontem, isso aparece em algum lugar?

3. Como o sistema explica o que recomendou?

Nota de 0 a 100 não é explicação. Explicação é a frase que liga um critério da vaga ao que foi encontrado naquele currículo — a frase que você conseguiria repetir para um cliente sem parecer que está lendo um oráculo.

Vale pedir para ver um caso em que o sistema errou. Fornecedor que não tem nenhum ou não usou o próprio produto, ou não vai contar.

4. Onde o dado do candidato é processado?

Servidor no Brasil? Fora? Passa por API de terceiro em algum ponto do caminho? Transferência internacional não é problema por si só — a LGPD trata do assunto em capítulo próprio, e ela existe em boa parte das ferramentas do mercado. O problema é descobrir que existe depois de assinar.

A versão objetiva da pergunta: qual é a lista de subprocessadores, por escrito, com o papel de cada um?

5. Os dados que entram alimentam o modelo de alguém?

Currículo de candidato foi entregue para participar de um processo seletivo. Se ele vira material de treinamento de um modelo, isso é outra finalidade, e não é um detalhe técnico.

Pergunta direta, e vale pedir por escrito: os dados que entram na plataforma são usados para treinar modelos? Se sim, quais e sob que condições? Se não, isso está no contrato ou só no site?

6. Quem, dentro da sua agência, enxerga o quê?

Numa agência isso tem uma camada a mais do que num RH interno: você atende vários clientes finais ao mesmo tempo, e os dados de um não podem alcançar o outro.

Vale entender se a separação é estrutural — no banco de dados — ou se é um filtro aplicado na tela, que alguém pode esquecer de aplicar numa funcionalidade nova. E, dentro da sua própria equipe: um recrutador que entrou semana passada enxerga todas as vagas de todos os clientes?

7. O que acontece quando o contrato acaba?

São três perguntas separadas, e costumam ser respondidas como se fossem uma:

• Como você recupera os seus dados, em que formato e em quanto tempo?
• Em quanto tempo eles são excluídos do lado do fornecedor — e isso está escrito onde?
• O que acontece com os backups?

O momento de negociar isso é antes de a primeira base entrar. Depois da decisão de sair, sua posição na conversa é bem pior.

8. Quem é controlador e quem é operador nesse arranjo?

Nas relações de agência o desenho costuma ter três partes: o cliente final, a sua agência e o fornecedor do software. Quem responde ao candidato que pede seus dados de volta? Quem define o prazo de retenção? O que o contrato com o seu cliente final já diz sobre isso?

Esta é a pergunta da lista que menos cabe ao vendedor responder sozinho. A resposta muda conforme o seu contrato, e é exatamente o tipo de ponto que vale colocar na frente do seu advogado antes da assinatura.

9. O que você responde se alguém contestar?

Simule antes de precisar. Um candidato escreve pedindo para entender por que não avançou. Um cliente pergunta, no meio de uma reunião, por que um nome específico não apareceu na lista.

Percorra o caminho da resposta dentro do software: em quantos cliques você chega ao critério, ao fato observado e ao nome de quem decidiu? Se a resposta for “dava para levantar, mas ia dar um trabalho danado”, você já tem a resposta. Sobre como escrever a justificativa quando ela é pedida, tratamos em outro texto.

10. E quando a resposta for “depende”?

“Depende” é legítimo em várias dessas perguntas — muita coisa realmente depende do contrato, do cliente final e do desenho da sua operação. O que separa uma resposta boa de uma evasiva é o que vem depois.

“Depende do que estiver no seu contrato de operador, e aqui está o nosso modelo” é uma resposta. “Depende” seguido de mudança de assunto é outra coisa.

Um comentário sobre a ordem

Se der para fazer só três, faça a 1, a 2 e a 9. As três descrevem o mesmo problema em momentos diferentes: quem decidiu, o que ficou escrito e o que você consegue mostrar quando alguém cobra. Uma ferramenta que resolve essas três raramente é ruim nas outras — e uma que falha nelas costuma compensar com uma demonstração muito boa.

Nenhuma dessas perguntas é sobre tecnologia, aliás. Todas são sobre quem responde pelo quê quando alguém questiona. É a parte que o software não assume no seu lugar.