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Indicadores de recrutamento e seleção: 8 KPIs e fórmulas
Os oito indicadores que mais ajudam a decidir, com a fórmula de cada um, um exemplo de conta e os cuidados para não tirar conclusão errada de poucos casos.
Por que poucos indicadores bastam?
Um painel com trinta números não ajuda ninguém a decidir. Oito indicadores, acompanhados sempre do mesmo jeito, respondem às perguntas que importam: as vagas estão fechando no prazo? Onde o processo perde gente? De onde vêm as pessoas que ficam? Quanto custa cada contratação?
Os 8 indicadores e as fórmulas
1. Tempo para preencher a vaga
Mostra quanto a operação leva para entregar. É o número que o cliente ou a diretoria sente.
Fórmula
Data da última contratação da vaga menos a data de abertura, em dias.
Exemplo: vaga aberta em 2 de março e preenchida em 20 de março: 18 dias.
2. Posições preenchidas
Em vaga de muitas posições, a vaga "aberta" esconde o andamento. A porcentagem de posições preenchidas mostra quanto falta.
Fórmula
Posições preenchidas dividido pelas posições abertas, vezes 100.
Exemplo: 12 de 30 posições preenchidas: 40%.
3. Conversão por etapa
Mostra onde o processo perde gente: na triagem, no convite, na entrevista ou na decisão do cliente.
Fórmula
Pessoas que passaram para a etapa seguinte dividido pelas pessoas que estavam na etapa, vezes 100.
Exemplo: de 40 currículos recebidos, 10 foram entrevistados: 25% dos recebidos.
4. Fonte de contratação
Mostra de onde vêm as pessoas contratadas: link da vaga, grupos de WhatsApp, indicação, agência parceira, banco de talentos. É o indicador que diz onde vale investir tempo.
Fórmula
Contratados vindos de uma fonte dividido pelo total de contratados no período, vezes 100.
5. Aproveitamento por fonte ou por agência
Uma fonte que manda muito currículo não é, por isso, uma boa fonte. O aproveitamento compara o que chegou com o que virou contratação.
Fórmula
Contratados vindos da fonte dividido pelos currículos recebidos dela, vezes 100.
Exemplo: uma agência enviou 50 currículos e 5 foram contratados: 10%.
6. Tempo de resposta do cliente
Para agências, é comum a vaga parar esperando o gestor do cliente decidir. Medir esse tempo transforma a cobrança em conversa com dados.
Fórmula
Data da decisão do cliente menos a data em que o candidato foi enviado a ele, em dias.
7. Custo por contratação
Soma o que a operação gasta para contratar e divide pelo que entregou.
Fórmula
Custos do período (equipe, ferramentas, anúncios, agências) dividido pelo número de contratações do período.
8. Saída dentro da garantia
Quem sai nas primeiras semanas custa a contratação de novo. Para agência, é também a reposição que não gera receita.
Fórmula
Pessoas que saíram dentro do prazo de garantia dividido pelas contratações do período, vezes 100.
Três cuidados para não tirar conclusão errada
- Poucos casos enganam. Duas contratações em três currículos parecem melhores do que trinta em cem, e não são. Espere um número mínimo de casos antes de comparar porcentagens.
- Para tempo, use mediana. Uma vaga que travou por meses puxa a média e esconde que a maioria fechou no prazo.
- Compare igual com igual. O mesmo período, vagas parecidas e o mesmo cliente. Vaga de liderança e vaga operacional não têm o mesmo ritmo.
Faça isso na Cavora
Os indicadores saem do que a equipe já faz no sistema, sem planilha. O Painel de vagas mostra vagas abertas, posições preenchidas, o funil por cliente final, a vaga parada há mais tempo e o ranking das agências parceiras. O painel do dono mostra o faturado, o custo e o resultado do mês, por cliente e por recrutador, e quanto tempo cada vaga levou da abertura à contratação.
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Perguntas frequentes
Qual é o indicador de recrutamento mais importante?
Depende da pergunta. Para a operação, o tempo para preencher a vaga e as posições preenchidas. Para saber onde investir, a fonte de contratação. Para agência, o tempo de resposta do cliente e a saída dentro da garantia também pesam.
Com que frequência olhar os indicadores?
Uma vez por semana para a operação, como vagas paradas e posições em aberto, e uma vez por mês para decidir, como fontes, custo e agências parceiras.
Média ou mediana?
Para tempo, prefira a mediana. Uma vaga que levou meses puxa a média para cima e esconde que a maioria fechou rápido.
Qual a diferença entre tempo para preencher e tempo até contratar?
Tempo para preencher conta da abertura da vaga até a contratação. Tempo até contratar conta do momento em que a pessoa entrou no processo até ser contratada. O primeiro mede a operação inteira; o segundo, a velocidade com cada candidato.
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