Agências parceiras na contratação em volume: como organizar

Contact center, BPO, terceirização e varejo têm algo em comum: abrem muitas vagas, várias delas com muitas posições, e quase sempre contam com agências parceiras para captar gente. As agências captam e entregam currículo; a empresa tria, entrevista e contrata.

O arranjo é bom para os dois lados, desde que algumas regras existam antes do primeiro envio. Este texto reúne as que mais fazem diferença, na ordem em que costumam faltar.

Por que o problema aparece com a segunda agência

Com uma agência só, a caixa de entrada é o processo: chegou, alguém abre, alguém encaminha. Com duas, a mesma pessoa pode chegar pelas duas, e a primeira pergunta sem resposta aparece: de quem é o crédito? Com mais agências, outras perguntas entram na fila. O que já foi lido? O que é repetido? Qual agência traz gente que é contratada, e qual só manda volume?

Quase nenhuma dessas perguntas é culpa das agências. Elas surgem porque as regras não foram combinadas antes, e passam a ser decididas no meio de uma discussão, que é o pior momento para decidir qualquer coisa.

Uma entrada por agência, nunca uma caixa para todas

Cada agência precisa ter o seu próprio canal de envio: um link, um formulário ou uma pasta só dela. A caixa de e-mail compartilhada parece prática, mas apaga a informação mais importante do processo, que é de onde cada currículo veio.

A origem precisa ser registrada no momento em que o currículo entra, e não reconstruída depois pelo assunto do e-mail. Tudo o que vem a seguir, do crédito às métricas, depende dela.

Diga a cada agência quais vagas ela pode atender

Nem toda agência serve para toda vaga. Algumas são fortes numa região, outras num tipo de função, outras em volume. Libere para cada uma as vagas que fazem sentido, com o que ela precisa para captar bem:

o título da vaga e a cidade;
quantas posições ainda estão em aberto;
a descrição, com os requisitos que de fato pesam na escolha.

Quando a vaga fecha ou as posições acabam, ela precisa sumir da lista da agência no mesmo dia. Vaga encerrada que continua aparecendo gera currículo que ninguém vai ler e uma agência frustrada. Se o nome do cliente final é confidencial, a vaga segue sem ele.

Combine a regra do repetido antes do primeiro envio

A mesma pessoa vai chegar por mais de um caminho: duas agências, o link da vaga, o banco de talentos. Isso é normal. O que não pode é cada caso virar uma conversa. Três pontos resolvem:

O que conta como a mesma pessoa. O mesmo e-mail ou o mesmo telefone é o critério mais simples de conferir. Nome sozinho não serve, porque homônimo existe.
Por quanto tempo vale. Um período combinado, que faça sentido para o ciclo de contratação da empresa. Depois dele, a pessoa pode entrar de novo.
De quem é o crédito. A regra mais fácil de defender é a de quem trouxe primeiro. Quem chega depois recebe a informação de que a pessoa já estava na seleção, e o currículo não entra de novo.

Escrever isso no começo custa uma hora. Decidir caso a caso, com a agência do outro lado esperando uma resposta, custa muito mais.

Cada currículo precisa de um destino

Quando a agência pode mandar para várias vagas, alguém precisa decidir para qual delas cada currículo vai. Se essa decisão depende de quem abriu o arquivo primeiro, ela muda conforme o humor do dia.

O destino deve sair de um critério explícito, o mesmo para todas as agências: a aderência do currículo à descrição de cada vaga aberta. O currículo vai para a vaga em que ele mais combina, e o que não serve para nenhuma vaga aberta hoje vai para o banco de talentos, anotado com a vaga mais próxima, em vez de sumir.

Para uma agência nova, vale uma etapa a mais: a equipe confere o destino sugerido antes de o currículo entrar na vaga. Quando a confiança estiver construída, a conferência sai.

Devolva um recibo, não silêncio

A agência que envia e não ouve nada faz uma de duas coisas: manda de novo, e aí vem o repetido, ou para de caprichar, porque ninguém parece estar olhando. Um recibo de cada envio resolve as duas:

quantos currículos entraram em vagas;
quantos foram para o banco de talentos;
quais não entraram, e por quê: a pessoa já estava na seleção, o arquivo não abriu, o limite do período acabou.

O recibo não precisa, e não deve, levar a avaliação das pessoas. Nota, anotação de entrevista e motivo de reprovação do cliente são informação da seleção, e a seleção é da empresa. Compartilhar a avaliação de um candidato com terceiros expõe a pessoa e expõe a empresa.

O que medir em cada agência

Volume enviado não é qualidade. Uma agência que manda muito e emplaca pouco consome o tempo da equipe que tria. O que interessa é o caminho de cada currículo até a contratação, por agência:

Enviados: o que chegou.
Em vaga: o que entrou numa vaga aberta, depois de tirar o repetido e o que não combina com nenhuma.
Entrevistados e recomendados: o que passou pela equipe.
Contratados: o que importa no fim.

Dois números completam a leitura: o aproveitamento, que é a parte dos enviados que virou contratação, e o tempo até contratar. Juntos, mostram quem traz gente certa e quem traz gente rápido, que nem sempre é a mesma agência.

Dois cuidados evitam conclusões erradas. Primeiro, com poucos casos, percentual engana: duas contratações em três envios parecem melhores do que trinta em cem, e não são. Espere um número mínimo de casos antes de comparar. Segundo, compare no mesmo período e em vagas parecidas: a agência que atende liderança e a que atende operação não jogam o mesmo jogo.

O que deixar escrito no acordo com cada agência

Um acordo curto, revisado uma vez por ano, evita a maior parte dos atritos. Costumam entrar nele:

quais vagas a agência atende, e se há exclusividade em alguma;
como os currículos são enviados, e a autorização do candidato para o envio;
a regra do repetido e do crédito, com o período combinado;
como e quando a agência é remunerada pela contratação;
a garantia de reposição, se houver: prazo, o que conta como saída e quantas reposições;
o que a agência recebe de volta, como o recibo de cada envio, e o que não recebe.

Sobre dados pessoais, vale uma conversa com o advogado da empresa: quem trata os currículos, para quê, por quanto tempo, e o que a agência precisa garantir antes de enviar. Não é parecer jurídico; é o lembrete de que essa parte também precisa estar no papel. Sobre a garantia, há um guia em garantia de reposição em recrutamento.

Uma revisão por mês basta

Com as regras combinadas e os números registrados, a gestão das agências cabe numa conversa mensal: quem continua, quais vagas liberar ou fechar para cada uma, que limite ajustar. A conversa com a agência muda de tom quando acontece com os números na mesa, e não com impressões.

Em operação de volume, o que dá trabalho não são as agências. É a falta de um lugar único onde cada currículo entra, ganha um destino e deixa um rastro. Resolvido isso, as agências passam a ser o que deveriam ser: mais gente boa chegando, sem custar o dia da equipe.