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Garantia de reposição em recrutamento: como combinar com o cliente
A garantia de reposição protege o cliente e, mal combinada, pode custar caro à agência. Veja o que definir antes de assinar e como acompanhar o prazo.
O que é a garantia de reposição?
É o compromisso da agência de repor o profissional, ou devolver parte do valor, se a pessoa contratada sair dentro de um prazo combinado. Ela existe porque o cliente paga por uma contratação que dê certo, não só por uma contratação.
Tudo o que segue é um guia de conversa, não um modelo de contrato. A redação das cláusulas, os efeitos legais e a relação com o contrato de trabalho são assunto para um advogado.
O que combinar antes de assinar?
| Ponto | A pergunta | Exemplo (troque pelo seu) |
|---|---|---|
| Prazo | Por quantos dias vale a garantia? | Ex.: 90 dias |
| Início da contagem | Conta a partir de quê? | Data de início do trabalho |
| O que conta como saída | Pedido de demissão? Desligamento pelo cliente? Em qualquer caso? | Ex.: pedido de demissão, desligamento pelo cliente; liste cada caso |
| Exclusões | O que não dá direito à reposição? | Corte de custos do cliente, mudança de escopo da vaga |
| Quantas reposições | Uma, duas, ilimitadas? | Ex.: uma |
| Prazo para repor | Em quantos dias a agência apresenta novos candidatos? | Ex.: 15 dias |
| Se não houver reposição | Devolve tudo, parte, nada? | Ex.: devolve parte proporcional ao tempo trabalhado |
| Quem comunica a saída | O cliente avisa em quanto tempo? | Ex.: 5 dias |
A coluna "exemplo" está vazia de propósito: o prazo e as regras que valem são os que você e o cliente combinaram.
Qual prazo de garantia a agência deve oferecer?
Não existe prazo certo. Prazo maior é argumento comercial e custo de reposição. Para decidir, olhe a sua própria história: em quanto tempo as saídas costumam acontecer nas suas vagas? Quantas reposições você fez no último ano? Essa conta, e não a média do mercado, diz o quanto de garantia você aguenta oferecer.
Como explicar a garantia ao cliente sem prometer demais?
O cliente costuma ouvir "garantia" como "se não der certo, eu não pago". A agência costuma querer dizer "se a pessoa sair cedo, eu reponho". A distância entre as duas frases é onde nascem as brigas. Na conversa comercial, diga em voz alta:
- o prazo e a partir de quando ele conta;
- o que é reposição (novos candidatos apresentados) e o que não é (devolução, se for o caso);
- o que não está coberto, com um exemplo concreto, como a vaga ser extinta por decisão do cliente;
- o que a agência precisa do cliente: aviso rápido da saída e acesso ao motivo, para a reposição acertar o perfil.
Depois da conversa, mande um resumo por escrito e peça a confirmação. Garantia combinada só de boca é a que mais gera discussão.
A reposição conta como vaga nova?
Do ponto de vista de gestão, não deveria. Quando a pessoa sai, a posição que estava preenchida volta a ficar vazia, e a pessoa que entra no lugar ocupa aquela mesma posição. Se a agência contar a reposição como colocação nova, a conta do mês mostra mais colocações do que o cliente realmente pagou, e o resultado fica inflado.
Vale o mesmo para a cobrança: reposição dentro da garantia normalmente não gera um segundo fee, porque a cobrança daquela posição já foi combinada. Confirme isso no seu contrato.
Como acompanhar o relógio da garantia?
Garantia sem controle vira surpresa: o cliente avisa que a pessoa saiu e ninguém sabe se ainda estava no prazo. O mínimo que um controle precisa ter:
- a data de início de cada pessoa colocada;
- a data em que a garantia vence;
- um aviso quando faltam poucos dias para vencer;
- o registro da saída (quando, quem e por quê) e da reposição que a substituiu.
Uma planilha resolve, desde que alguém olhe todo dia. O difícil é manter isso vivo com dezenas de vagas.
O que costuma dar errado?
- garantia sem prazo de início ("90 dias" contados de quando?);
- garantia oferecida por telefone e nunca escrita;
- regra de um cliente aplicada a outro por engano;
- regra alterada hoje que reclassifica uma saída de meses atrás;
- reposição feita, mas contada como colocação nova.
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A garantia fica por cliente, e o relógio corre por vaga, a partir da primeira contratação. A fila do Meu dia avisa quando a garantia está perto de vencer. A saída da pessoa é registrada, e a reposição entra como reposição: ela devolve a posição que ficou vazia, em vez de contar como colocação nova. A regra do cliente é copiada para a colocação no momento em que ela acontece, então mudar a regra amanhã não reclassifica uma saída de ontem. Veja como funciona para donos de agência e para terceirização.
Perguntas frequentes
A garantia de reposição é obrigatória?
É uma condição comercial, definida entre a agência e o cliente. Para efeitos legais e de contrato, converse com um advogado.
Posso ter garantias diferentes por cliente?
Pode. O essencial é que cada regra esteja registrada por cliente e que mudar a regra no futuro não altere o que já foi combinado.
O que fazer se a pessoa sair depois do prazo?
Fora do prazo combinado, não há reposição pela garantia. Vale tratar como uma nova vaga, com nova conversa comercial.
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