Conteúdos · Admissão
Como cobrar documentos da admissão sem virar cobrador
Cinco mensagens para a fase mais travada da contratação: o pedido, o lembrete, o documento que precisa ser refeito, o aviso de que a data de início está em risco e a confirmação de que está tudo certo.
Por que a admissão atrasa por causa de documento?
Quase nunca é má vontade. Os motivos se repetem:
- o pedido foi vago ("manda os documentos") e a pessoa não sabe quais;
- a lista veio inteira, sem dizer o que é obrigatório e o que só vale para alguns casos;
- não havia prazo, ou o prazo não tinha data;
- a foto chegou cortada ou escura e ninguém avisou no mesmo dia;
- a pessoa não sabe onde conseguir um documento, como o número do PIS ou o comprovante de residência no nome dela.
Resolver isso no pedido economiza todas as cobranças seguintes.
Como fazer o pedido certo?
- uma lista fechada, separada em "todo mundo entrega" e "só se for o seu caso" (use o checklist de documentos para admissão CLT);
- um prazo com data, que deixe pelo menos três dias úteis antes do início;
- um canal só para o envio, de preferência um link próprio, e não um grupo de mensagens;
- como fotografar: luz boa, documento inteiro, frente e verso, sem dedo na frente;
- quem procurar se travar.
Modelo 1: o pedido de documentos
Olá, [nome]! Que bom ter você com a gente na vaga de [cargo]. Para a sua admissão, preciso dos documentos abaixo até [data]:
[lista de documentos obrigatórios]
Se for o seu caso, envie também: [certidão de casamento, certidão dos filhos, CNH...]
Envie por aqui: [link ou canal]. Fotografe com boa luz, o documento inteiro, frente e verso.
O exame admissional eu agendo e te aviso. Qualquer dúvida, me chame.
Modelo 2: lembrete, faltando alguns documentos
O lembrete diz o que já chegou antes do que falta. A pessoa vê que avançou, e o pedido fica menor.
Oi, [nome]! Recebi [os documentos que chegaram], obrigado.
Ainda faltam: [o que falta]. O prazo é [data], para o seu início em [data] ficar garantido.
Se estiver difícil conseguir algum deles, me avise que eu te ajudo.
Modelo 3: documento ilegível ou que precisa ser refeito
Mande no mesmo dia em que o documento chegou e diga exatamente o que não deu para ler. "Manda de novo" sem explicação gera a mesma foto.
Oi, [nome]! O [documento] chegou, mas não consegui ler [o número / a data / o verso].
Pode fotografar de novo, com o documento inteiro na foto e perto de uma janela? Assim que chegar, eu confiro e te aviso.
Modelo 4: a data de início está em risco
Três dias úteis antes do início, se ainda falta algo, é hora de ligar e de escrever com clareza. Sem ameaça: a pessoa precisa entender o efeito, não levar bronca.
Oi, [nome]. Tentei te ligar agora há pouco. Para o seu início em [data] acontecer, ainda preciso de [o que falta] até [data e hora].
Sem esses documentos, a empresa não consegue fazer o registro a tempo e o início pode precisar mudar de data.
Me diga se consegue até lá, ou se precisa de ajuda com algum deles.
Modelo 5: tudo recebido
[nome], recebi e conferi todos os seus documentos. Está tudo certo!
Agora é só [o exame admissional em data / aguardar o primeiro dia em data]. Até lá!
Qual o ritmo da cobrança?
| Quando | O que enviar |
|---|---|
| No aceite da proposta | Modelo 1: o pedido, com a lista e o prazo |
| Dois dias úteis depois, se faltar algo | Modelo 2: o lembrete, dizendo o que já chegou |
| No mesmo dia em que um documento chega ruim | Modelo 3: o pedido para refazer |
| Três dias úteis antes do início | Ligação e o modelo 4 |
| Quando tudo estiver conferido | Modelo 5: a confirmação |
O que nunca pedir na admissão?
- atestado de gravidez ou de esterilização, proibido pela Lei 9.029/1995;
- teste de HIV;
- certidão de antecedentes criminais de todo mundo: só quando a lei ou a natureza da função justifica, como vigilância ou cuidado de pessoas;
- dados de saúde além do que o exame admissional precisa;
- informação sobre religião, opinião política, filiação sindical ou orientação sexual.
Documento de admissão é dado pessoal: evite grupos de mensagens, não encaminhe para quem não precisa e apague das conversas depois de guardar no lugar certo. Em dúvida sobre o que pode ser pedido, a palavra final é do jurídico ou do DP do cliente.
Faça isso na Cavora
Na admissão (em piloto), a pessoa contratada recebe um link próprio, sem senha, com a lista de documentos da vaga, e envia as fotos por ali. O sistema lê o documento e mostra os dados encontrados junto da imagem para a equipe conferir: aprovar ou pedir para refazer, com o motivo. Se a data de início entra em risco, a pendência aparece no Meu dia, e os lembretes por e-mail só saem se a agência ligar a regra.
Perguntas frequentes
Quanto tempo o contratado tem para entregar os documentos da admissão?
Não há um prazo único em lei para a entrega. O que existe é a data de início e o registro no eSocial, que precisa ser enviado antes do primeiro dia de trabalho. Combine um prazo com pelo menos três dias úteis de folga.
Posso receber documentos de admissão pelo WhatsApp?
Pode, mas são dados pessoais: evite grupos, não encaminhe para quem não precisa e apague das conversas depois de guardar no lugar certo. Um link de envio próprio é mais seguro.
O que fazer quando o documento chega ilegível?
Peça de novo no mesmo dia, dizendo exatamente o que não deu para ler e como fotografar. Quanto mais tarde o pedido, maior o risco para a data de início.
Veja a Cavora com as suas vagas.
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